cartas comerciales

  cartas comerciales

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta. Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (“tal como lo pruebo con la documentación adjunta”) y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa. Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamaño medio, con separación en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo más relevante, usando un lenguaje refinado, pero de fácil lectura y comprensión, cuidando la ortografía y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento, que debe contener los datos de la empresa, utilizándose en general papel con el membrete impreso de la empresa, conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la firma del responsable de la empresa, con sello o aclaratoria.  Las cartas comerciales son de gran utilidad para formalizar relaciones entre distintas empresas, particulares o instituciones, así como para promocionar una marca. Por ello, hay varios tipos de cartas comerciales, pero todas ellas guardan en común la necesidad de comunicarse entre los interesados, algo que debe de quedar reflejado en las partes de las cartas comercial. Así, deben cuidar hasta el mínimo detalle.

  

Tipos de cartas comerciales

Dentro de los modelos de cartas comerciales las más comunes de todas ellas son:

v  Carta de informes: El estilo es tanto personal como comercial. En las de tipo personal una empresa pide referencias a alguna persona que puede haber trabajado en la misma. En cuanto a las comerciales, son destinadas a todo el personal que forma parte de las actividades desarrolladas por la propia empresa para estar al tanto de clientes, proveedores o cualquier otro sujeto.

v  Carta de pedidos: Quedan destinadas hacia las solicitudes de información, gestión de pedidos o cobros.

v  Reclamos: Especiales para situaciones en las que se desea reclamar un pedido o una falta de pago. Siempre deberán exponer las dificultades que hayan surgido.

v  Carta de envíos. Son muy breves y fomentan la relación con el cliente, puesto que es una notificación para anunciarle el envío de las mercancías que haya solicitado.

v  Carta de presupuestos: A raíz de una consulta previa, la empresa envía un comunicado a los interesados para dar respuesta a sus solicitudes. Son muy breves pero deben de ser ingeniosas para llamar la atención del cliente.

v  Carta de reclamos: Derivan de quejas por situaciones que han afectado a cualquier parte del negocio.   

Cartas para comunicados internos. Quedan reservados en el marco de una empresa:

ü  Circulares: Para que fluya la comunicación en toda la empresa y todos sus empleados y miembros sean conocedores de todo aquello cuanto suceda.

ü  De saludo: para motivar a los trabajadores, para reconocimientos así como para invitaciones personales.

ü  Cartas de disculpa: Siempre pueden haber errores en nuestra compañía, por lo tanto, no está demás, tener preparada una carta para pedir perdón.

ü  A un cliente: Una carta de disculpa a un cliente, por si cometemos un error en el servicio o vendemos un producto en mal estado.

ü  Por incumplimiento: Una carta de disculpa por incumplimiento, por si no podemos atender un pedido a tiempo o cumplir con lo acordado.

ü  Por inasistencia: Una carta de disculpa por inasistencia, en caso de que no asistamos una reunión o evento al que hemos sido invitados.

 

Al mismo tiempo hay diferentes clasificaciones de las cartas comerciales en función del estilo visual: 

Ø  Profesionales: La sangría es empleada a lo largo de todo el documento. Al iniciar cada párrafo así como en el saludo.

Ø  Modernas: Son aquellas en las que el encabezado es alineado en la parte izquierda.

Ø Modernas avanzadas: Para la despedida y la firma se cambia la alineación.

Ø  hacia la derecha.

Ø  Evolucionadas: Son las que pueden llegar a omitir hasta el saludo o la despedida.